Bis zu unseren Workshops zur IVöB-Revision vom 27. März 2023 und 18. April 2023 publizieren wir regelmässig Wissenswertes zu den wichtigsten Neuerungen für die Praxis. Heute geht es um die zusätzlichen Beschaffungsinstrumente. 

Im Zuge der IVöB-Revision wurden einige Instrumente gesetzlich verankert, welche sich in der Praxis etabliert haben. Die Instrumente sollen den Vergabestellen – unabhängig von der jeweiligen Verfahrensart – mehr Flexibilität bei ihren Beschaffungen ermöglichen. Zu erwähnen sind vor allem der Dialog (Art. 24 IVöB 2019; § 6 SVO), der Rahmenvertrag (Art. 23 IVöB 2019), elektronische Auktionen (Art. 23 IVöB 2019) und elektronische Angebote (Art. 34 IVöB; § 7 SVO) sowie das Debriefing (§ 10 SVO).

Der Dialog ermöglicht die Kommunikation mit den Anbietenden nach bereits erfolgter Ausschreibung. Bei komplexen oder besonders innovativen Aufträgen oder intellektuellen Dienstleistungen soll gemeinsam mit den Anbietenden in einem iterativen Prozess der Beschaffungsgegenstand konkretisiert oder Lösungswege gefunden werden können. Die eigentliche Angebotsabgabe erfolgt erst nach durchgeführtem Dialog.

Rahmenverträge sind Vereinbarungen zur Festlegung von Vertragsbedingungen für einen bestimmten Zeitraum. Sie bilden die Grundlage für den Abschluss von Einzelverträgen. Im Submissionsrecht erlauben sie der Vergabestelle grössere Flexibilität, gerade wenn der Beschaffungsgegenstand beispielsweise nur der Art nach abgeschätzt werden kann und nicht klar ist, ob und in welchem Umfang die Leistungen in Anspruch genommen werden.

Elektronische Auktionen sind insbesondere für standardisierte Leistungen vorgesehen und zeichnen sich dadurch aus, dass die Offerten anhand eines iterativen, automatisierten Verfahrens bewertet werden. Dabei können nebst dem Preis auch andere Kriterien berücksichtigt werden.

Die elektronische Einreichung der Angebote war bereits bisher möglich. Vorausgesetzt war und ist auch heute, dass die zentralen Formerfordernisse des Vergaberechts eingehalten werden. Dies sind insbesondere: eindeutige Identifikation der Anbietenden, Einhaltung der Angebotsfrist und Unabänderlichkeit der Angebote.

In Debriefings werden den nicht berücksichtigten Anbietenden die wesentlichen Gründe für die Nichtberücksichtigung ihres Angebots erläutert. Debriefings sollten den Anbietenden idealerweise spätestens mit der Zuschlagsverfügung angeboten und noch während der laufenden Rechtsmittelfrist durchgeführt werden. Dadurch lässt sich erfahrungsgemäss eine bessere Akzeptanz des Zuschlagsentscheids erreichen und das Risiko von Beschwerden reduzieren.

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Neben diesen neuen Möglichkeiten der Vergabestelle konkretisiert die IVöB 2019 auch gewisse Anforderungen an die Anbietenden. Dazu nächstes Mal mehr.